Kısa cevap: Servis formunda neler olmalı?
Belge numarası ve tarih, işi yapan firmanın bilgileri, müşteri adı, hizmetin verildiği yer, tamamlanan işlemin somut açıklaması, kullanılan malzeme ve miktarları, hizmet/malzeme bedelleri, alınan toplam tutar ve müşteriye teslim notu temel alanlardır. Uygunsa firma kaşesi veya imza görseli eklenebilir.
Belgeyi anlaşılır kılan 7 alan
- Belge kimliği: Servis formu başlığı, benzersiz numara ve düzenleme tarihi. Aynı müşteriye verilen farklı hizmetleri ayırmayı kolaylaştırır.
- Taraflar: Hizmeti sunan işletme ile hizmet alan müşteri veya firma adı ve uygun iletişim bilgileri.
- Yer ve konu: İşin yapıldığı adres veya bölüm, gerekiyorsa cihaz/ürün tanımı. İlgisiz kişisel veri eklemeyin.
- Yapılan işlem: “Bakım yapıldı” yerine hangi kontrol, onarım veya uygulamanın tamamlandığını sade bir cümleyle belirtin.
- Malzeme: Kullanılan her parçanın adı, birimi, miktarı ve tutarı. Kullanılmadıysa boş tablo yerine “Malzeme kullanılmadı” notu yazın.
- Ücret: Hizmet ve malzeme bedellerini ayrı gösterin; ara toplam, varsa vergi ve alınan tutarı çelişkisiz yazın.
- Teslim: Sonuç ve müşteriye bildirilen önemli notlar. Kaşe/imza görseli varsa yalnız yetkili işletme bilgisiyle kullanın.
Doldurulmuş servis formu örneği
Aşağıdaki adlar ve tutarlar yalnız belge düzenini anlatan temsili örnektir; gerçek müşteri veya gerçek satış değildir. Vergi oranı ve belgenin hukuki niteliği işleme göre değişebilir; muhasebe belgesi yerine geçip geçmediğini mali müşavirinizle değerlendirin.
Firma iletişimi ve adresi burada yer alır
SRV-2026-0018 · 21.09.2026
Yapılan işlem: Depo girişindeki su bağlantısında sızıntı kontrol edildi, eski bağlantı elemanı çıkarıldı, yeni parça takıldı ve bağlantı yeniden kontrol edildi.
| Kalem | Birim | Miktar | Birim fiyat | Tutar |
|---|---|---|---|---|
| Arıza tespiti ve uygulama | Hizmet | 1 | ₺1.200 | ₺1.200 |
| Bağlantı elemanı | Adet | 2 | ₺350 | ₺700 |
Hesap basittir: 2 × ₺350 = ₺700 malzeme; ₺1.200 hizmet + ₺700 malzeme = ₺1.900 örnek toplam. Uzun işlem açıklaması ayrı paragrafta tutulduğu için miktar ve fiyat sütunları hizasını kaybetmez.
İşi bitirdikten sonra formu 5 adımda hazırlayın
1. Müşteri ve iş yerini doğrulayın
Kaydedilmiş müşteriyi seçseniz bile adın, iletişim bilgisinin ve hizmet verilen yerin bu işlem için doğru olduğuna bakın. Benzer isimli müşterileri karıştırmak, doğru hazırlanmış tutarı yanlış kişiye göndermenize yol açabilir.
2. Bitmiş işi somut biçimde yazın
Talep edilen iş ile gerçekten yapılan işi ayırın. Yapılmayan işlemi formda tamamlanmış gibi göstermeyin. Müşterinin anlayacağı terimleri kullanın; gerekiyorsa teknik parça adını ekleyin.
3. Malzemeyi ve hizmeti ayrı kalemleyin
Miktar ve birim fiyatın çarpımını her satırda kontrol edin. İndirim, ek ücret veya vergi varsa hangi tutara uygulandığını açık gösterin; hesaplanmamış bedeli “toplam” diye yazmayın.
4. PDF önizlemesini okuyun
Uzun açıklamanın tabloyu taşırmadığını, müşteri bilgilerinin doğru olduğunu, kaşe/imzanın okunabildiğini ve toplam tutarın sayfada görünür kaldığını kontrol edin.
5. Doğru kişiye teslim edin
E-posta adresini son kez karşılaştırın. Belgeyi PDF olarak indirin veya müşteriye gönderin; gönderim öncesinde formda gereksiz kişisel bilgi bulunmadığını doğrulayın.
Müşteriye gönderirken kullanılabilecek kısa metin
Konu: [Firma adınız] — [Tarih] servis formu
Merhaba [Müşteri adı],
Bugün tamamladığımız [kısa iş tanımı] için hazırlanan servis formunu incelemenize sunuyoruz. Yapılan işlem, kullanılan malzeme ve ücret dökümü belgede yer almaktadır.
Bir açıklama veya düzeltme gerekiyorsa bu e-postayı yanıtlayabilirsiniz.
İyi çalışmalar,
[Yetkili adı] · [Firma adı]
Servis formu PDF’si, fatura veya ödeme makbuzuyla aynı belge olmayabilir. Müşteriye hangi belgenin gönderildiğini konu ve içerikte açık tutun.
Servis formunda sık yapılan hatalar
Talebi tamamlanan iş gibi yazmak
“Arıza giderildi” ifadesini yalnız gerçekten giderildiyse kullanın; tespit yapıldıysa sonucu olduğu gibi belirtin.
Malzemeyi belirsiz bırakmak
“Parça” yazmak yerine parça adı, adet ve bedeli yazın; müşteri toplamı nasıl oluştuğunu görsün.
Alınan tutarı kalemlerle uyuşturmamak
Hizmet, malzeme, indirim ve vergi hesabını göndermeden önce yeniden karşılaştırın.
Yanlış e-posta adresine göndermek
Müşteri adını ve alıcı adresini kontrol edin; gereksiz kişisel bilgileri belgeye taşımayın.
Göndermeden önce servis formu kontrol listesi
- Belge numarası, tarih ve firma bilgileri doğru.
- Müşteri adı ve hizmet verilen yer doğrulandı.
- Yalnız tamamlanan işlemler yazıldı.
- Malzeme adı, miktarı ve tutarı ayrı gösterildi.
- Satır toplamları ile alınan tutar uyuşuyor.
- PDF önizlemesinde açıklama ve kaşe/imza okunuyor.
- Alıcı e-posta adresi tekrar kontrol edildi.
Yapılan işi müşteriye hazır bir belgeye dönüştürün
Teklifera’da kayıtlı müşteriyi seçip işlem ve malzeme kalemlerini ekleyerek servis formu PDF’si hazırlayabilirsiniz. Özelliğin kapsamını servis formu programı sayfasında inceleyin; iş başlamadan önce fiyat verecekseniz teklif hazırlama rehberine bakın.
Ücretsiz hesap oluştur